Pengertian SOP, Kebijakan dan Pedoman

Pengertian SOP

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya. SOP biasanya terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur, serta dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian akhir (Laksmi, 2008:52).

Setiap perusahaan bagaimanapun bentuk dan apapun jenisnya, membutuhkan sebuah panduan untuk menjalankan tugas dan fungsi setiap elemen atau unit perusahaan. Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapihkan dan menertibkan pekerjaan. Sistem ini berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir.

Berikut beberapa pengertian SOP dari beberapa sumber buku:

• Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar (Sailendra, 2015:11).
• Menurut Moekijat (2008), Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
• Menurut Tjipto Atmoko (2011), Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai denga fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. 
• SOP atau standar operasional prosedur adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam kegiatan (Insani, 2010:1).

Tujuan dan Fungsi SOP 

Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi. SOP yang baik adalah SOP yang mampu menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi panduan untuk karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam perusahaan.

Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut (Indah Puji, 2014:30):

1. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.
2. Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan supervisor.
3. Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari dan mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
4. Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan. 
5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif. 
6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait.
7. Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.
8. Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.
9. Sebagai dokumen sejarah bila telah di buat revisi SOP yang baru.

Sedangkan fungsi SOP adalah sebagai berikut (Indah Puji, 2014:35):

1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Manfaat SOP

SOP atau yang sering disebut sebagai prosedur tetap (protap) adalah penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa dan dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan oleh pegawai yang akan mengganggu kinerja organisasi (instansi pemerintah) secara keseluruhan. SOP memiliki manfaat bagi organisasi antara lain (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008):

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian. 
2. SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari. 
3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas. 
4. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan. 
5. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik. 
7. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari. 
8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan. 
9. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi. 

Prinsip-prinsip SOP 

Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain: kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dimanis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum, dan kepastian hukum.

1. Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.
2. Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah dan tertinggi.
3. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.
4. Mengikat. SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan. 
5. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh pegawai peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pegawai tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan.
6. Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap mereka yang memerlukan.

 

Apa Kebijakan, Standar, Pedoman dan Prosedur?

Dalam rangka untuk melindungi informasi, perusahaan perlu menerapkan aturan dan

 

kontrol di sekitar perlindungan informasi dan sistem yang menyimpan dan memprosesinformasi ini. Hal ini umumnya dicapai melalui pelaksanaan kebijakan keamanan informasi, standar, pedoman dan prosedur. Namun, apa sebenarnya ini? Artikel ini akan  

menjelaskan apa kebijakan keamanan informasi, standar, pedoman dan prosedur, perbedaan antara masing-masing dan bagaimana mereka cocok bersama untuk membentuk sebuah kerangka kerja kebijakan keamanan informasi.

Kebijakan

Sebuah kebijakan keamanan informasi terdiri dari laporan tingkat tinggi yang berkaitandengan perlindungan terhadap informasi di seluruh bisnis dan harus diproduksi oleh senior manajemen.

Kebijakan ini menguraikan peran keamanan dan tanggung jawab, mendefinisikan ruanglingkup informasi yang akan dilindungi, dan memberikan gambaran tingkat tinggi darikontrol yang harus di tempat untuk melindungi informasi. Selain itu, harus membuat

 

referensi dengan standar dan pedoman yang mendukungnya. Bisnis mungkin memilikikebijakan meliputi tunggal, atau kebijakan yang spesifik yang menargetkan area yang berbeda, seperti kebijakan email atau kebijakan penggunaan diterima. Dari perspektif hukum dan kepatuhan, kebijakan keamanan informasi ini sering dipandang sebagai komitmen dari manajemen senior untuk melindungi informasi. Sebuah kebijakan yangterdokumentasi sering merupakan persyaratan untuk memenuhi peraturan atau hukum, seperti yang berkaitan dengan privasi dan keuangan. Ini harus dipandang sebagai amanat bisnis dan harus didorong dari (manajemen senior yaitu) atas ke bawah agar efektif.

Standar

Standar terdiri daripengendalian khusus tingkat rendah wajib yang membantu menegakkan dan mendukung kebijakan keamanan informasi.

Standar membantu untuk memastikan konsistensi keamanan di bisnis dan biasanya mengandung kontrol keamanan yang berkaitan dengan implementasi spesifik, perangkat keras teknologi atau perangkat lunak.Sebagai contoh, standar Sandi mungkin menetapkanaturan untuk kompleksitas password dan standar Windows dapat menetapkan aturan untuk klien pengerasan Windows.

Pedoman

Pedoman terdiri dariyang direkomendasikan, non-wajib control yang membantumendukung standar atau melayani sebagai referensi apabila standar yang berlaku adalah ditempat.

Panduan harus dipandang sebagai praktik terbaik yang tidak biasanya persyaratan, tetapisangat dianjurkan.Mereka bisa terdiri dari kontrol direkomendasikan tambahan yang

 

mendukung standar, atau membantu mengisi kekosongan di mana tidak ada standar tertentu berlaku. Sebagai contoh, standar mungkin memerlukan password menjadi 8 karakter ataulebih dan pedoman mendukung mungkin menyatakan bahwa itu adalah praktek terbaik 

 

untuk juga memastikan password berakhir setelah 30 hari. Dalam contoh lain, standar mungkin memerlukan kontrol teknis khusus untuk mengakses internet secara aman dan pedoman terpisah mungkin menguraikan praktik terbaik untuk menggunakan internet dan

 

mengelola kehadiran online Anda.

Prosedur

Prosedur terdiri dari langkah demi langkah petunjuk untuk membantu pekerja dalammelaksanakan berbagai kebijakan, standar dan pedoman.

Sementara kebijakan, standar dan pedoman terdiri dari kontrol yang harus di tempat, prosedur turun ke spesifik, menjelaskan bagaimana menerapkan kontrol ini dalam langkahdemi langkah mode. Sebagai contoh, prosedur dapat ditulis untuk menjelaskan cara menginstal Windows aman, merinci setiap langkah yang perlu diambil untuk mengeraskan / mengamankan sistem operasi sehingga memenuhi kebijakan yang berlaku,standar dan pedoman.

Keamanan Informasi Kerangka Kebijakan

Setiap dokumen yang tercantum di atas memiliki target pemirsa yang berbeda dalam bisnisdan karena itu, tidak boleh digabungkan menjadi satu dokumen. Sebaliknya harus ada beberapa dokumen, yang bersama-sama membentuk konsep kerangka kebijakan keamananinformasi. Kerangka kerja ini diilustrasikan dalam diagram di atas, dengan masing-masingtingkat kerangka kerja yang mendukung tingkat di atasnya.Dalam rangka membantu semen konsep ini, mari kita gunakan sebuah contoh untuk menggambarkan bagaimana semua potongan-potongan kerangka kerja yang berbeda cocok  bersama.

Sebuah kebijakan mungkin menyatakan semua informasi bisnis harus dilindungi ketika sedangditransfer.

Sebuah standar transfer data yang mendukung dibangun berdasarkan ini, mengharuskan bahwasemua informasi sensitif dienkripsi menggunakan tipe enkripsi tertentu dan bahwa semua transfer login.

Sebuah garis  pedoman yang mendukung menjelaskan praktek-praktek terbaik untuk merekamtransfer data sensitif dan menyediakan template untuk penebangan transfer ini.

Suatu  prosedur menyediakan petunjuk langkah demi langkah untuk melakukan transfer datadienkripsi dan memastikan kepatuhan dengan kebijakan terkait, standar dan pedoman.

Istilah kebijakan dan prosedur lazim digunakan baik di sektor pemerintahan maupun swasta. Di dunia pemerintahan, kebijakan berarti “apa yang dilakukan dan tidak dilakukan pemerintah”. Produknya dapat berupa undang-undang, peraturan presiden, peraturan pemerintah, peraturan daerah, atau instruksi gubernur. Sebagai panduan teknis pelaksanaan kebijakan, biasanya disusun pedoman/peraturan teknis pelaksanaan dalam bentuk prosedur. Di sektor swasta, kebijakan merupakan komitmen manajemen dalam menjalankan suatu aktivitas bisnisnya. Contoh produk kebijakan di sektor swasta adalah kebijakan GCG, manajemen risiko, akuntansi, dll. Sama seperti di sektor pemerintahan, prosedur digunakan sebagai petunjuk pelaksanaan teknis dari kebijakan tersebut.

Perbedaan sifat antara kebijakan dan prosedur di sektor pemerintahan dan swasta terletak pada sanksi dan hukuman yang diterima oleh pelanggar. Di sektor pemerintahan, seorang pelanggar kebijakan dan prosedur akan dikenai sanksi pidana, sedangkan di sektor swasta pelanggar akan menerima sanksi teguran atau pemecatan.

Sumber : www.scrib.com/Kebijakan-Standar-Pedoman-Dan-Prosedur

                www.apb-group.com. 

                www.kajianpustaka.com/

 

Daftar Pustaka

• Laksmi, Fuad dan Budiantoro. 2008. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Penerbit Pernaka.
• Sailendra, Annie. 2015. Langkah-Langkah Praktis Membuat SOP. Cetakan Pertama. Trans Idea Publishing, Yogyakarta.
• Moekijat. 2008. Adminitrasi Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.
• Atmoko, Tjipto. 2012. Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Skripsi Unpad. Jakarta.
• Insani, Istyadi. 2010. Pengembangan Kapasitas Sumber Daya Manusia Daerah Daam Rangka Peningkatan Transparansi dan Akuntabilitas Pengelolaan Keuangan Daerah.
• Hartatik, Indah Puji. 2014. Buku Praktis Mengembangkan SDM. Jogjakarta. Laksana.