Sistem Pengendalian Intern
Suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi dan semua metode
dan alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan
dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa
ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi, dan
membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah
ditetapkan.
Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern :
1. Menjaga kekayaan organisasi.
2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.
3. Mendorong efisiensi.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua yaitu Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls) dan Pengendalian Intern Administratif (Feedback Controls).
Pengendalian
Intern Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang
tujuannya adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan
data akuntansi. Contoh : adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi.
Pengendalian
Administratif dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan
mendorong dipatuhinya kebijakkan manajemen.(dikerjakan setelah adanya
pengendalian akuntansi) Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari
penyimpangan yang ada, untuk kemudian diambil tindakan.
Elemen Pengendalian Internal
1.Lingkungan Pengendalian
2.Sistem Akuntansi
3.Prosedur Pengendalian
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan
Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai macam
faktor yang secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur
pengendalian.
Filosofi dan Gaya Operasional Manajemen
Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya.
(menggambarkan apa yang seharusnya dikerjakan dan yang tidak dikerjakan)
Gaya Operasional mencerminkan ide manajer tentang bagaimana kegiatan operasi suatu perusahaan harus dikerjakan
(Filosofi perusahaan dikomunikasikan melalui gaya operasi manajemen)
Struktur Organisasi
Salah
satu elemen kunci dalam lingkungan pengendalian adalah struktur
organisasi. Struktur Organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung
jawab yang ada dalam suatu perusahaan. (Desentralisasi maupun
sentralisasi)
Dewan Komisaris Dan Audit Komite
Dewan
komisaris merupakan penghubung antara pemegang saham dengan pihak
manajemen perusahaan. Pemegang saham mempercayakan pengendalian atas
manajemen melalui dewan komisaris. (jadi semuanya tergantung dari dewan
komisaris)
Komite
audit dibentuk oleh dewan komisaris untuk melaksanakan pengawasan
terhadap pelaksanaan pengendalian operasional perusahaan.
Metode Pendelegasian Wewenang Dan Tanggung Jawab
Metode
pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mempunyai pengaruh yang
penting dalam lingkungan pengendalian. Biasanya metode ini tercermin
dalam suatu bagan organisasi.
Metode Pengendalian Manajemen
Lingkungan
pengendalian juga dipengaruhi oleh metode pengendalian manajemen.
Metode ini meliputi pengawasan yang efektif (melalui peranggaran),
laporan pertanggung jawaban dan audit internal.
Kebijakkan dan praktik kepegawaian
Kebijakan
dan praktek yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, evaluasi,
penggajian dan promosi pegawai, mempunyai pengaruh yang penting dalam
mencapai tujuan perusahaan sebagaimana juga dilakukan dalam meminimumkan
resiko.
Pengaruh Ekstern
Organisasi
harus mematuhi aturan-aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah maupun
pihak yang mempunyai juridiksi atas organisasi. Hal tersebut sangat
berpengaruh pada pengendalian intern perusahaan.
Sistem Akuntansi
Sistem
akuntansi tidak hanya digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan
saja, tetapi juga menghasilkan pengendalian manajemen.
Prosedur Pengendalian
Prosedur
pengendalian merupakan kebijakan dan aturan mengenai kelakuan karyawan
yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan pengendalian manajemen dapat
tercapai.
Secara umum prosedur pengendalian yang baik terdiri dari :
1. Penggunaan wewenang secara tepat untuk melakukan suatu kegiatan atau transaksi.
2. Pembagian tugas.
3. Pembuatan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai.
4. Keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan.
5. Pengecekan independen terhadap kinerja.
Penggunaan Wewenang Secara Tepat
Dalam
organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari
pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi
tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang
mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap
transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini akan mempermudah jika
akan dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi aktivitas
transaksi hanya pada orang-orang yang terpilih. Otorisasi mencegah
terjadinya penyelewengan transaksi kepada orang lain.
Pembagian Tugas
Pembagian
tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi
(pencatatan). Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap
suatu transaksi.
Dengan
pemisahakn fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan,
catatan akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang
sesungguhnya terjadi pada fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika
semua fungsi disatukan, akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan
transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga informasi akuntansi
yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai
akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya.
Dokumen dan Catatan yang Memadai.
Prosedur
harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang
memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan
kejadian secara memadai. Selanjutnya dokumen dan catatan yang memadai
akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai
kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.(biasanya
dilakukan berdampingan dengan penggunaan wewenang secara tepat)
Keamanan yang memadai Terhadap aset dan catatan.
Keamanan
yang memadai meliputi pembatasan akses ke tempat penyimpanan aset dan
catatan perusahaan untuk menghindari terjadinya pencurian aset dan
data/informasi perusahaan.
Pengecekan independen terhadap kinerja
Semua
catatan mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan (dicek) secara
periodik dengan aktiva yang ada secara fisik. Pengecekkan inni harus
dilakukan oleh suatu unit organisasi yang independen (selain unit fungsi
penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit fungsi pencatatan) untuk
menjaga objektivitas pemeriksaan.
Pengendalian Internal pada Lingkungan Pemrosesan Data Elektronik
Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan manual system dalam akuntansinya lebih menitikberatkan pada orang yang melaksanakan sistem tersebut (People Oriented).
Jika
komputer yang digunakan sebagai alat bantu pengolahan data, akan
terjadi pergeseran dari sistem yang berorientasi pada orang ke sistem
yang berorientasi pada komputer (Computer Oriented).
Pengendalian
Intern Akuntansi dalam lingkungan Pemrosesan Data Elektronik dibagi
menjadi Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi.
Pengendalian Umum
Pengendalian
umum merupakan standart dan panduan yang digunakan oleh karyawan untuk
melakukan fungsinya. Unsur pengendalian umum ini meliputi : Organisasi,
prosedur dan standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan
pengoperasian fasilitas pengolahan data.
Organisasi
Dalam
manual sistem, pengendalian dilaksanakan dengan memisahkan fungsi
fungsi pokok (operasi, penyimpanan dan akuntansi). Suatu transaksi akan
dilaksanakan oleh fungsi operasi jika ada otorisasi dari yang berwenang,
hasil transaksi akan disimpan oleh fungsi penyimpanan, dan transaksi
yang terjadi akan dicatat oleh fungsi akuntansi.
Dalam
sistem komputer, fungsi pokok tersebut seringkali digabung dalam wujud
program komputer, sehingga penggabungan ketiga fungsi tersebut
memerlukan metode pengendalian yang khusus.
Contoh,
dalam sistem manual persediaan barang, pemisahan dilakukan dalam fungsi
operasi (pembelian) dan fungsi penyimpanan (gudang) dengan fungsi
akuntansi (pencatatan persediaan) sehingga pada akhir periode dapat
dilakukan pengecekkan silang antar fungsi untuk mengetahui jumlah sisa
persediaan. Dalam sistem komputer, program komputer dirancang untuk
membuat keputusan kapan persediaan harus dipesan, dan sekaligus dapat
menerbitkan dokumen Pesanan Pembelian.Jika barang sudah diterima, maka
komputer melakukan pencatatan terhadap barang yang diterima dan membuat
dokumen laporan penerimaan barang.
Untuk menciptakan sistem pengendalian intern dalam lingkungan EDP, maka perlu diadakan pemisahan fungsi-fungsi berikut :
a. Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program.
b. Fungsi operasi fasilitas pengolahan data.
c. Fungsi penyimpanan program dan kepustakaan.
Pemisahan tesebut dilakukan dengan tujuan :
a. Pemisahan ini akan menciptakan cross check terhadap ketelitian dan kewajaran terhadap perubahan yang dimasukkan kedalam sistem.
b. Untuk mencegah seseorang yang tidak berhak untuk mengakses komputer.
c. Untuk mendorong efisiensi karena adanya spesialisasi.
Pengendalian terhadap sistem dan program
Pengendalian umum yang bersangkutan terhadap sistem dan program meliputi :
a. Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru.
b. Prosedur pengujian program.
c. Prosedur pengubahan program.
d. Dokumentasi.
Pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data
Fasilitas pengolahan data meliputi empat bidang utama :
a. Operasi konversi data.
b. Operasi Komputer.
c. Perpustakaan.
d. Fungsi Pengendalian.
Kegiatan
konversi data terdiri dari pengubahan data dari dokumen sumber kedalam
bentuk yang dapat dibaca komputer baik dengan metode batch maupun online
processing.
Pengendalian terhadap operasi komputer meliputi :
Akses ruangan komputer yang terbatas, pembuatan instruksi yang jelas mengenai perubahan data dokumen sumber jadi machine-readable form, password yang digunakan untuk mengatur penggunaan komputer.
Pengendalian
terhadap arsip data dan program yang disimpan harus dilakukan oleh
karyawan perpustakaan dalam tempat yang terlindung dengan baik, meliputi
: prosedur dalam penyimpanan, penjagaan keamanan fisik terhadap arsip
komputer, prosedur pembuatan backup, pengendalian terhadap penggunaan
arsip yang disimpan dalam perpustakaan.
www.eleks-mulyadi.blogspot.co.id
Komentar
Posting Komentar