Cara Memantau Risiko Dalam 7 Langkah: Panduan Bagi Manajer Risiko

  

 

Manajer risiko bekerja untuk mengurangi potensi dampak buruk dari risiko organisasi. Selalu ada ketidakpastian seputar dampak aktivitas bisnis atau faktor eksternal pada hasil organisasi, dan manajer risiko bekerja untuk meniadakan dampak ketidakpastian ini. Mempelajari tentang pemantauan risiko penting jika Anda tertarik untuk menekuni jalur karier ini. Dalam artikel ini, kami mendefinisikan apa itu risiko, menjelaskan cara memantau risiko, membahas berbagai jenis pemantauan risiko, dan memberikan informasi tentang pentingnya melacak risiko.

Apa itu risiko?

Risiko pada dasarnya adalah kemungkinan terjadinya sesuatu yang buruk atau tidak diinginkan. Risiko berkaitan dengan ketidakpastian hasil aktivitas tertentu yang dapat berdampak negatif pada sesuatu yang bernilai bagi organisasi. Risiko juga dapat merujuk pada potensi dampak faktor eksternal pada hal-hal yang bernilai. Ada banyak jenis risiko organisasi, yang merujuk pada potensi dampak negatif pada keuangan, properti, atau reputasi. Suatu organisasi dapat menganggap ketidakpastian apa pun dalam kemungkinan hasil aktivitas dan konsekuensinya terhadap operasi atau tujuan bisnis sebagai risiko. Manajer risiko mengidentifikasi risiko-risiko ini dan menerapkan strategi untuk menghilangkannya atau mengurangi dampaknya. Mereka membuat rencana manajemen risiko dengan tindakan dan proses untuk mengurangi risiko organisasi. Namun, prosesnya tidak statis. Mungkin masih ada risiko residual setelah menerapkan tindakan utama dari strategi manajemen risiko. Risiko juga dapat berubah dan berkembang seiring berjalannya proyek. Tugas penting lainnya dari manajer risiko adalah memantau risiko untuk tidak hanya mengidentifikasi risiko baru tetapi juga memperbarui dan mengubah strategi untuk mengimbangi setiap perubahan risiko dengan tepat.

Cara memantau risiko

Untuk memantau risiko dengan tepat, Anda harus memastikan bahwa tim menjalankan proses yang Anda terapkan untuk mengurangi risiko dan bahwa proses tersebut efektif. Daripada bekerja berdasarkan asumsi bahwa Anda telah berhasil mengurangi risiko, Anda malah mendapatkan gambaran yang jelas tentang profil risiko Anda saat ini. Hal ini dapat membantu tindakan Anda untuk bergerak maju. Pemantauan risiko yang efektif juga melibatkan memastikan Anda menangkap dengan benar semua sumber risiko potensial di seluruh proyek. Pertimbangkan hal berikut saat memantau risiko:

1. Mulailah dengan proses

Daftar risiko Anda adalah alat manajemen dan pemantauan risiko yang berharga. Mulailah dengan melihat proses yang disarankan untuk mengurangi atau menghilangkan risiko. Cara sederhana untuk memulai pemantauan risiko adalah dengan memeriksa apakah tim menjalankan proses ini. Tanyakan kepada pemilik risiko dan pastikan mereka dan timnya menjalankan aktivitas manajemen risiko yang benar. Periksa juga apakah orang-orang mengikuti proses dengan benar. Jika tidak, cari tahu alasannya. Mungkin ada kebingungan tentang cara menjalankan proses dengan benar, misalnya. Pertimbangkan untuk memperbarui materi panduan guna menghilangkan kebingungan.

2. Menilai efektivitas proses
Langkah selanjutnya yang baik adalah menilai seberapa efektif proses dalam mengelola risiko. Dengan menggunakan data dan metrik kinerja yang sesuai, periksa hasil kerja Anda dan nilai risiko yang sebenarnya. Jika proses belum menghilangkan risiko, Anda dapat menilai apakah proses tersebut telah meniadakan risiko ke tingkat yang dapat diterima atau jika Anda ingin mengevaluasi ulang strategi. Proses yang efektif masih dapat meninggalkan risiko residual atau risiko terkait lainnya yang sebelumnya tidak Anda duga.

3. Perbarui daftar risiko
Perbarui daftar risiko saat Anda menilai proses untuk memastikan gambaran yang akurat tentang profil risiko Anda. Saat Anda memeriksa efektivitas prosedur, Anda mungkin dapat menilai ulang tingkat keparahan risiko tertentu. Misalnya, jika proses lebih efektif daripada yang diantisipasi, Anda dapat menilai risiko pada tingkat yang lebih rendah. Ubah daftar tersebut untuk juga mencatat risiko residual atau risiko terkait yang telah Anda identifikasi melalui pemantauan yang mungkin tidak Anda masukkan pada awalnya. Anda mungkin juga ingin mencatat pelajaran yang dipelajari saat memeriksa ulang risiko untuk membantu aktivitas manajemen risiko di masa mendatang.

4. Lakukan tinjauan secara teratur dan jadwalkan rapat
Pemantauan risiko paling efektif jika merupakan proses yang teratur. Frekuensi peninjauan risiko dapat bervariasi tergantung pada sifat proyek Anda, tetapi pertimbangkan untuk menyisihkan waktu setiap minggu atau setiap beberapa minggu untuk memeriksa risiko. Pertimbangkan untuk meninjau risiko sesering Anda memperbarui dokumentasi proyek. Pertimbangkan juga untuk menyisihkan waktu dalam rapat tim, mungkin setiap bulan, yang didedikasikan untuk membahas risiko. Jika ada risiko yang perlu diperhatikan, gunakan waktu rapat ini untuk memeriksanya secara lebih rinci.

5. Pastikan pemangku kepentingan masih merasa nyaman dengan profil risiko tersebut. Seiring berjalannya proyek, Anda mungkin mendapati profil risiko Anda berubah. Daftar risiko mungkin tidak lagi sama dengan yang Anda buat di awal proyek. Tanyakan kepada para pemangku kepentingan, terus beri mereka informasi terkini tentang pemantauan risiko dan pastikan mereka masih merasa nyaman dengan profil risiko Anda. Hal ini sangat penting jika Anda mengidentifikasi risiko baru atau risiko yang masih ada. Jika intervensi yang lebih besar diperlukan untuk mengurangi risiko ke tingkat yang dapat diterima, mungkin ada kebutuhan sumber daya. Persetujuan pemangku kepentingan mungkin diperlukan untuk sumber daya tambahan, jadi pastikan sumber daya tersebut menjadi bagian dari proses pemantauan risiko.

6. Perhatikan anggaran
Mitigasi atau penghapusan risiko sering kali memerlukan sumber daya. Biasanya ada biaya finansial yang terkait dengan manajemen risiko. Anda membuat alokasi anggaran selama perencanaan proyek tergantung pada penilaian risiko awal Anda. Karena risiko dapat berubah dan berkembang, demikian pula kebutuhan finansial manajemen risiko. Periksa keuangan sebagai bagian dari pemantauan risiko Anda. Periksa apakah tim menggunakan uang seperti yang Anda antisipasi dan apakah ada dana yang tersisa untuk kebutuhan manajemen risiko lebih lanjut. Jika Anda telah mengidentifikasi risiko baru atau membuat strategi baru untuk risiko yang sudah ada, proyek tersebut mungkin memerlukan sumber daya tambahan dan alokasi anggaran yang lebih besar.

7. Pertimbangkan audit eksternal atas daftar risiko
Audit menyeluruh atas strategi, aktivitas, dan dokumentasi manajemen risiko Anda dapat bermanfaat saat memantau risiko. Mungkin sebaiknya seseorang yang tidak memihak melakukan audit ini. Pertimbangkan untuk meminta seseorang dari luar tim proyek untuk meninjau proses risiko Anda. Banyak bisnis juga menggunakan layanan auditor eksternal khusus. Profesional risiko ini memeriksa strategi risiko organisasi dan mungkin dapat menyarankan perubahan dalam pendekatan manajemen risiko yang dapat bermanfaat bagi semua tim proyek.

Jenis pemantauan risiko
Ada berbagai jenis pemantauan risiko yang dapat digunakan oleh manajer. Undang-undang telah mengamanatkan beberapa organisasi untuk memiliki pemantauan risiko wajib. Ini adalah aktivitas pemantauan risiko yang menjadi kewajiban hukum organisasi untuk dilakukan secara efektif. Ini mungkin umum dalam industri berisiko tinggi atau bisnis yang menangani data pribadi. Jenis pemantauan risiko umum lainnya meliputi yang berikut ini:

Pemantauan risiko sukarela: Ini adalah aktivitas pemantauan risiko yang dipilih oleh organisasi untuk dilakukan. Secara hukum, hal tersebut tidak diwajibkan, tetapi organisasi dapat melakukannya untuk belajar dari kejadian masa lalu dan menghindari terulangnya implikasi risiko negatif sebelumnya.

Pemantauan risiko berkelanjutan: Ini adalah penilaian risiko yang berkelanjutan. Organisasi terus mengidentifikasi dan menilai risiko, mengumpulkan informasi yang memungkinkan mereka memfasilitasi pengambilan keputusan berbasis risiko.

Penilaian ulang: Ini adalah penilaian risiko sekunder atau tersier dan strategi untuk mengelola risiko. Penilaian ulang melibatkan identifikasi risiko baru, evaluasi risiko saat ini, dan penutupan risiko yang sudah ketinggalan zaman.

Pentingnya pemantauan risiko
Meluangkan waktu untuk mengidentifikasi, menilai, dan membuat katalog risiko dengan benar merupakan bagian penting dari manajemen risiko. Setelah mengidentifikasi risiko, peran penting lainnya bagi manajer adalah menyusun strategi untuk mengurangi risiko tersebut. Namun, proses manajemen risiko tidak berhenti di situ. Yang sama pentingnya adalah terus memeriksa dan memantau strategi ini dan setiap perubahan risiko agar organisasi tidak terpapar risiko potensial. Pemantauan risiko memungkinkan Anda menilai ulang asumsi Anda tentang risiko tersebut di awal proyek.

Dengan informasi baru yang Anda kumpulkan saat proyek berlangsung, asumsi risiko Anda dapat berubah. Mungkin strategi manajemen risiko tidak seefektif yang Anda perkirakan sebelumnya, atau mungkin ada risiko baru yang belum Anda pertimbangkan sebelumnya. Dengan pemantauan risiko, Anda dapat mengatasi potensi sumber risiko ini. Anda juga dapat terus memeriksa prosedur dan kebijakan manajemen risiko, mengubah atau memperbaruinya untuk memastikannya seefektif mungkin. Pemantauan risiko juga memungkinkan Anda untuk terus mengetahui profil risiko aktual Anda dan memastikan pemangku kepentingan merasa nyaman dengan levelnya.